Organiser un bilan et un plan d'amélioration

Pas de progrès durable sans bilan.  Or cette phase est souvent bâclée. Soit les résultats sont bons et on ne sent pas le besoin de conclure, soit ils ne sont pas bons et l'on préfère changer rapidement de sujet. Or la réunion de bilan inscrit durablement les résultats positifs dans  une dynamique de croissance, en  analysant a posteriori les bonnes initiatives, les bonnes personnes mais aussi les éléments négatifs qui doivent être corrigés.

Le secret du succès est de ne pas s'endormir sur les résultats positifs, et de ne pas désespérer des résultats qui ne sont pas encore à la hauteur des espérances.

La fiche présente des éléments d'une méthodologie de bilan facile à mettre en place,  et les ressources conceptuelles présentent des outils clés en mains à utiliser pour faire le bilan d'une opération publique.  Eléments méthodologiques et outils que le Maire peut adapter à ses projets dans le domaine de la gestion de diversité.

Organiser un bilan (débriefing) est facteur clé de succès pour la pérennité d'un projet.  On y procède à la réunion des informations leur analyse pour améliorer un projet.
Le débriefing suppose au moins 3 phases à la suite de l'événement.

1 - La phase de préparation des acteurs.

Chacun doit pouvoir :

  • réunir les informations
  • commencer individuellement une analyse des résultats et la mettre par écrit, pour garder une trace lors de la réunion où l'on peut être influencé par ceux qui s'expriment en premier. Cette analyse est une mesure des écarts entre les objectifs définis et les résultats, une recherche des causes, une compréhension précise du déroulé des événements, l'identification des obstacles, des solutions proposées, une synthèse générale, des souhaits, des remarques à adresser, de nouveaux objectifs à définir et à prioriser ...
  • relire les notes avant la réunion des acteurs et préparer éventuellement des supports visuels ou écrits à distribuer.

2 - La phase de réunion de débriefing.

Elle consiste à :
  • rappeler les objectifs et le temps consacré au débriefing
  • annoncer les éléments (voir liste ci dessus qui peut constituer une première base) qui seront abordés et demander l'accord de tous à ce sujet. Il y a un avantage à écrire visiblement ce déroulement et à valider au fur et à mesure que le débriefing se fait, les éléments qui ont été traités.
  • procéder à un tour de table systématique. C'est le meilleur moyen de faire parler tout le monde. Ce ne sont pas ceux qui parlent le plus qui disent nécessairement les choses les plus intéressantes. Le coordinateur de la réunion aura donc à cœur de distribuer le temps de parole équitablement, et éventuellement d'encourager et de défendre ceux qui ont le plus de mal à s'exprimer.
  • le mieux est de conclure par un relevé de décisions (comportant chacune une décision, un responsable, et un rendez-vous de contrôle) : pas trop nombreuses mais essentielles.
  • terminer par un calendrier des prochains.

3 - L'après débriefing

Il s'agit de gérer les conséquences d'un projet terminé quand il est unique, ou de gérer l'entre deux projets quand il est répétitif. On pourra notamment :

  • contrôler l'état d'avancement des décisions prises ensemble
  • intégrer les nouveaux éléments au projet
  • au besoin, faire une réunion quand l'enjeu est important.
Cerveau gauche Cerveau droit
  • détaille les parties 
  • descriptif
  • analytique
  • concret
  • logique
  • linéaire
  • mode oral
  • voit le tout dans son ensemble 
  • synthétique
  • imaginatif
  • intuitif
  • globalisant
  • mode visuel
  • spatial, schéma

Dans son livre "Utiliser tout son cerveau", Dominique Chalvin utilise le concept de préférences cérébrales pour décrire 4 types de personnalités et donc de comportements : l'imaginatif, le relationnel, le rationnel et le pratique.

Appliqué à l'évaluation d'un événement public, il est assez facile de  positionner l'événement par rapport à 4 dimensions simples qui ouvrent le champ de  l'observation  rigoureuse de la créativité :

  • dimension rationnelle : les objectifs politiques et sociétaux sont-ils atteints ? La légalité est-elle respectée ?
  • dimension relationnelle : tous les gens sont-ils satisfaits (responsables, institutionnels, citoyens divers) ?
  • dimension imaginative : à quelle part de rêve répond cet événement ? Y a-t-il une dimension plaisir, symbolique ?
  • pratique : les coûts sont-ils maitrisés ?  Les procédures de décision sont-elles respectées ? les moyens utilisés sont-ils adaptés ?